因公出国参加会议攻略 - 回国后报销 - 知乎

　　上一篇“出国前手续”的姊妹篇，其实一直想写但拖到现在才终于动笔= =传送门：被起名逼疯：因公出国参加会议攻略 - 出国前手续

　　回国后报销，对于不熟悉的同学来说还是挺复杂的，所以还是决定趁自己正在跑报销的时候写一写。和上一篇一样，还是以 清华大学 网络科学与网络空间研究院 研究生 因公出国参加会议 为例，介绍一下回国后报销的流程。

　　要顺利完成报销，前提是保留并整理所有在国外的票据。所以建议出国前就读一读，避免材料遗漏。

　　这是回国报销的第一步，也是最繁琐的一步。报销所需要的材料可以概括为以下内容，全部是纸质材料，回国后自己整理好：收支情况表。注册费相关：注册费收据、注册费支付凭证。航班相关：行程单、登机牌、机票验真、机票支付凭证。住宿相关：住宿费收据、住宿费支付凭证。交通相关（如有）：当地机场往返酒店出租车收据。签证费用相关（如有）：签证费收据、签证费发票、签证费支付凭证（可能）。保险费用相关（如有）：保单原件或复印件、保单发票、保单支付凭证（可能）。护照相关：护照首页复印件、护照签证页复印件、出入境章复印件或出入境记录原件。外汇预算单原件一份（见”出国前手续“一文，在国际处拿的）。出国批件复印件一份。

　　在开始之前，先解释一下上面用到的一些名词：收据：显示你在这一项花了多少钱、买了什么东西的一张纸，证明这个钱花出去了。范围很广，可能是收银小票，也可能是酒店开的大一点的纸，可能是订单详情。写着invoice或者receipt的都属于这一类。发票：在这里特指国内的发票，长这个亚子，跑过报销的同学应该比较熟悉。如果没有特殊说明，发票的抬头都应该写清华大学，并且要写上清华的税号（121****624D）。支付凭证：证明这项钱是你花的。需要包含对方商家名字、支付金额、你的支付卡尾号。因此范围也很广，可能是pos机小条，可能是网银截图，也可能是微信支付宝交易记录截图。所有的外币支出，以及超过1000元的人民币支出，都需要提供支付凭证，其他的则不必。所以一旦遇到这种金额的支出，建议刷卡或使用电子支付方式，而不要用现金。

　　手把手教学开始：一、收支情况表。

　　长这个亚子，如果没有可以找实验室助理要一份。需要报销的费用都填在这个表上，我用圈圈标出了一般情况下需要填写的地方。所有填写在这个表上的金额，都需要提供对应的票据。

　　不同币种需要分开多栏填写，并且自己写上币种名称。币种顺序无所谓。

　　按照行号顺序，这样填好：出访国家/地区、出国人姓名、出国起止日期：正常情况下，出国批件上怎么写的就怎么填。借款情况（第2行）。如果你按照“出国前攻略”的第6步申请了借款，在这一栏写上当时实际借了多少钱。注意币种。注册费（第5行）。注册费收据上的金额，填上。注意币种。住宿费（第6行）。住宿费收据上的金额，填上。注意币种。城市间交通费（第7行）。这个一般是下了飞机要转车去当地其他城市用的，我没有遇到过，空白。伙食费、公杂费（第8-9行）。请拿出你的外汇预算单，上面写的这两项金额多少，这里就填多少。注意币种。国际旅费（第10行）。往返机票花了多少钱。行程单上的总金额，填上。注意币种。往返驻地交通费（第11行）。到达当地时的机场到酒店、离开当地时的酒店到机场，是可以打出租车的，这里就是那个费用了。其他出租车费是不能报销的。总金额，填上。注意币种。其他（第12行）。签证费、保险费等其他费用，全部加起来，填上。注意币种。支出金额合计（第14行）。累加一下第5-12行就可以了。

　　填到这里为止。下面的内容（汇率、折合人民币啥的）全部不填，打印出来。

　　表格的右下角空白处，自己签字。二、注册费相关注册费收据。注册的时候，应该邮件收到了一个注册费的收据，包含类似下面的内容。注册费支付凭证。因为是外币支出，所以还需要支付凭证。用你的支付工具截个交易记录的图，包含上面所说的支付凭证必要信息（对方收款人名、你的支付卡尾号、支付金额）就可以了。

　　打印出来，自己在空白处签字，并且写上“会议注册费 xxx美元”、“会议注册费 支付凭证”类似的说明文字。

　　之后提到的所有的签字和说明文字都用签字笔（不要用铅笔啊）。之后遇到非中文的材料，都需要在你的签字旁边写一句简单的说明文字，就不重复了。三、航班相关行程单。出票过后，你应该从代理商那里收到一张蓝色的纸质行程单。如果你是携程订的机票，在买票付款的时候应该有这个选项，一定勾上。在你回国后几天，会寄过来。行程单的背面，自己签字。登机牌。找半张A4纸，把往返的所有登机牌都贴在上面（贴左侧短边就行了，不要整张都粘在纸上），并配上一些说明文字。机票验真。如果你的机票总金额（蓝色行程单上显示的总金额）超过5000元人民币，就需要提供机票验真。登录信天游travelsky的官网，输入姓名、机票号，把包含原谅色“客票已使用”字样的网页截图并打印。机票支付凭证。如果机票是你自己付的并且超过1000人民币，那就需要。

　　如果你怕丢，把行程单、贴有登机牌的纸、机票验真、支付凭证左上角抹一丢丢胶，贴在一起。四、住宿相关住宿费收据。酒店在结账的时候会给你。可大可小，上面写着你住这几天花了多少钱。空白处自己签字，并配上一些说明文字（比如“住宿费共x晚，共计xxx美元”）。住宿费支付凭证。如果你是刷卡结账，那就是pos机小票了，结账的时候会一并给你。如果是走的网银，那么回来打印一张支付记录。背面自己签字。

　　这两张，也可以左上角抹一丢丢胶，贴在一起。五、交通相关

　　这里主要指的就是在当地，到达时机场到酒店、离开时酒店到机场的出租车收据了。上车之前长个心，多问一嘴“you provide a receipt, right?”（一般正规的出租车还是会有的），下车别忘了要。还有，不要坐黑车= =出租车收据。极有可能就是小票，跟国内出租车计价器打出来的那种差不多，所以很容易丢。仍然是找半张A4纸，把两张小票都贴在上面（仍然是只贴左侧短边，保证可以翻起来那种）。收据背面配上说明文字（比如“机场到酒店 出租车 xx美元”），然后自己签字。

　　特别提示：在当地其他情况下的出租车行程，是不能报销的。在北京从学校往返机场的出租车费用，也是不能放在这里报销的。

　　出租车虽然是外币支出，但没有支付凭证好像也没关系（我报了几次都没有），因此可以用现金。六、签证费用相关签证费收据。收据是什么，不多说了。配上说明文字，自己签字。签证费发票。因为是国内产生的费用，所以就会有发票。在签证处记得开发票。空白处自己签字。记得抬头写清华大学。签证费支付凭证。如果你在签证处要花超过1000元人民币，请用银行卡。配上说明文字，自己签字。

　　提示：有些大使馆可能会提供VIP加速服务、快递服务之类的增值服务。VIP加速服务能不能报销，看你和财务姐姐py的水平，但你要能解释清楚这项费用是用来插队的。快递服务在有发票的情况下可以报销，可以和签证费开成同一张发票。七、保险费用相关

　　一些签证申请是需要买短期保险的（比如申根签），这里买的保险可以报销。保单原件或复印件。要包含保单号、保单金额。保单发票。仍然是国内的那种发票，这个要在保单过期之前联系保险公司开到，也就是你出国之前。回国后是开不了发票的（血泪教训= =）。空白处自己签字。

　　提示：保单发票抬头。有些保险公司，是用的投保人姓名直接作为发票抬头，因此，要自己、本人投保。如果别人给你投的保，因为发票上的名字不是你，是报销不了的。好像这一步，发票抬头是你自己，不写清华大学也没关系。八、护照相关

　　下面几页可以复印在同一页上，节省纸张也不怕丢。你可以在旁边加一些文字说明（例如“国内出境章”、“当地入境章”等）。护照首页复印件。护照签证页复印件。就是你这次出国用的那一个签证，不是整本啊。出入境章复印件。主要关心的是中国海关的出境、入境章，用来检查你的出入境日期是不是和批件一致。保险起见，当地的出入境章也附上吧。

　　提示：出入海关时，可以走电子通道，但就没有出入境章。如果走电子通道，过了通道之后马上有一个出入境记录自助打印机，务必记得打印。这个出入境记录尺寸很小，一定要妥善保管。把出入境记录原件贴在你的护照复印件空白处。九、其他材料出国批件复印件。在“出国前手续”里面已经强调要复印了。外汇预算单原件。这个是在拿出国批件时，在国际处同时拿的。

　　上面整理的所有材料，把收支情况表放在最上面（其他的顺序不讲究），用回形针别在一起。

　　拿好你上面整理的所有材料，去签字。签字可能不需要你自己去办，可以交给实验室助理帮忙完成。

　　这一步可能会比较耗时（数周甚至数月），如果比较急的话可以找行政秘书问一下进展。一、项目负责人签字

　　不出意外的话，项目负责人就是你的导师。

　　项目负责人需要在所有的收据、发票、支付凭证、行程单上签字，一般是签在你签字的旁边。为什么要说这个呢，当你最终拿回来这一沓材料的时候，要检查一下这些凭据上有没有项目负责人签字，否则需要补签，会影响财务处的报销。二、财务主管签字

　　不出意外的话，财务主管就是分管财务的系主任了。

　　财务主管的签字，通常只在收支情况表上有一个，而在其他凭据上没有。

　　在所有签字完成过后，检查签字，没问题过后找实验室助理开报销单。长这个亚子。这张单子，放在所有单据之上，然后用回形针别起来。

　　下一步就是带着所有的所有材料，去校区财务室了。对于网研院和计算机系，就是东区财务室，之前去的主楼三楼。

　　进去过后，跟老师说你要出国报销，然后去指定的窗口。不要使用自助机！！！一、找借款单

　　如果你有借款，跟老师说一声，翻到你当时交上去的的借款单和记录。如果没有，那就忽略。二、漫长的等待

　　然后就是把厚厚的材料递给老师，在窗口前乖巧就行了。如果漏了什么材料，就乖乖去补。

　　不出意外的话，这里办完你就可以走了，然后等着叮——银行卡报销款到账，整个报销过程就结束了。不过，有个别情况还需要额外的一步：

　　如果你有借款，换外币到国外去花。

　　如果你借的金额大于你实际所花的金额。最常见的情况就是当地住宿费比外汇预算便宜。（伙食费和公杂费有没有花完没人管你，因为这两项是包干直接给你的）

　　那么恭喜你中奖了，还有最后一步退汇的流程。因为你借的外币没花完，所以要退回去。

　　其实也没有想象中的那么可怕，从东区财务室出来过后，拿着给你的材料，带上需要退回的外币现金，去大财务二楼（就是借外币的时候给你开支票的地方，清芬西面）。

　　乖乖退钱，然后再次乖巧，整个报销过程就结束啦。

　　提示：如果出国之前就知道花不完预算单上写的金额，也是可以免去最后这一步的。在出国借款的时候，最后不是要在大财务二楼开支票吗，你跟里面的老师说一声少借点，金额只要在预算以下都可以。这样一来，你拿到的外币现金会变少，你在收支情况表（第2行）写的金额也需要相应变小，就不会存在借得多花得少的问题了。

　　如果你money都已经拿到手了才意识到这个问题，那就乖乖退汇吧= =